Privacyverklaring
Wat wij vastleggen, waarom, met wie wij het delen en hoe lang wij het bewaren. Zonder juridisch rookgordijn, want u moet dit kunnen voorleggen aan uw privacy officer.
Deze verklaring beschrijft hoe RaadScope met persoonsgegevens omgaat. RaadScope is een dienst van Brouwer ICT & Hosting (KvK 56409850, btw NL 001407178B82), gevestigd in Haaksbergen. Vragen of verzoeken kunt u sturen naar [email protected] of bellen naar 053 302 0002.
Twee omgevingen, twee verhalen
RaadScope bestaat uit deze website (raadscope.nl) en de afgeschermde
applicatie (app.raadscope.nl). Die verwerken heel verschillende gegevens,
dus we behandelen ze apart.
1. Deze website
- Geen cookies, geen trackers, geen advertentienetwerken.
- Geen enkel extern verzoek: de lettertypen staan op onze eigen server, er wordt niets bij Google of een ander netwerk opgehaald.
- Geen analytics die u als bezoeker herkent.
Wat wel gebeurt: de webserver houdt technische logboeken bij met onder meer uw IP-adres, het opgevraagde adres en het tijdstip. Dat is nodig om de site te laten werken en om misbruik te herkennen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website. Deze logboeken gebruiken we niet om profielen op te bouwen.
Het verkeer loopt via Cloudflare, dat als beveiligingslaag voor onze server staat en daarbij verbindingsgegevens verwerkt.
2. De applicatie: gegevens van gebruikers
Om in te loggen leggen we per gebruiker vast:
- naam en e-mailadres;
- het wachtwoord, uitsluitend als versleutelde hash (argon2), nooit leesbaar;
- de organisatie waartoe u behoort en uw rol daarbinnen;
- welke gemeenten uw organisatie mag doorzoeken.
Daarnaast leggen we het gebruik vast: uw zoekopdrachten, de gebruikte filters, het aantal resultaten en het tijdstip. Dat doen we om het overeengekomen aantal zoekopdrachten te kunnen tellen, om storingen te kunnen onderzoeken en om de dienst te verbeteren. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie en ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, meetbare dienst.
Inloggen werkt met een tijdelijk token dat uw browser bewaart. Dat is puur functioneel: zonder dat token kunt u niet ingelogd blijven. Er worden geen cookies voor tracking gezet.
3. De inhoud: wat er in de raadsinformatie staat
Dit is het punt waar de meeste vragen over gaan, dus we zijn er expliciet over.
RaadScope ontsluit openbare raadsinformatie: vergaderingen, agendapunten, vergaderstukken en opnamen die de gemeente zelf publiceert, opgehaald via het raadsinformatiesysteem van de gemeente. Daarin komen persoonsgegevens voor:
- de naam, rol en fractie van wie aan het woord is;
- de letterlijke uitgesproken tekst;
- het bijbehorende audiofragment, dus ook de stem.
Dat gaat om raadsleden, wethouders en ambtenaren in hun publieke functie, maar ook om inwoners die inspreken. Zij zijn geen publieke functionarissen. RaadScope maakt hun bijdrage niet openbaarder dan de gemeente zelf al deed, maar wel beter vindbaar. Wie bezwaar heeft tegen opname in de zoekindex kan dat bij ons melden; zie uw rechten hieronder.
De gemeente blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de bronopname en publicatie. Voor het doorzoekbaar maken daarvan treedt RaadScope op als verwerker in opdracht van de klant. Zie de verwerkersovereenkomst.
4. Wie wij inschakelen
Voor het omzetten van spraak naar tekst en voor een automatische controleslag op de transcriptie schakelen wij externe diensten in. Daarbij worden het audiofragment respectievelijk de transcriptietekst aan die dienst aangeboden:
- OpenRouter, voor de spraakherkenning. Klanten kunnen desgewenst hun eigen sleutel gebruiken, zodat de verwerking onder hun eigen voorwaarden loopt; die sleutel bewaren wij versleuteld.
- Anthropic, voor een controleslag die onnauwkeurigheden in de automatische transcriptie voorstelt ter correctie.
Deze partijen zijn buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. De doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wilt u dat er geen gegevens buiten de EER worden verwerkt, neem dan contact op: bespreek met ons welke inrichting dan wel mogelijk is.
De actuele lijst van subverwerkers staat in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst.
5. Waar de gegevens staan
De applicatie en de database draaien op onze eigen server in Nederland. Verkeer gaat versleuteld over https. Er is geen publieke toegang tot de database.
6. Hoe lang we bewaren
- Accountgegevens: zolang uw organisatie een abonnement heeft. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze, tenzij een wettelijke bewaarplicht iets anders voorschrijft.
- Gebruiksgegevens (zoekopdrachten, tellingen): zolang dat nodig is voor facturering, ondersteuning en foutonderzoek.
- Raadsinformatie (transcripties, audio, stukken): zolang de gemeente die zelf openbaar houdt en de klant er toegang toe heeft. De precieze bewaartermijn leggen wij per klant vast in de verwerkersovereenkomst.
7. Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, en om bezwaar te maken. Stuur uw verzoek naar [email protected]; wij reageren binnen een maand.
Gaat uw verzoek over wat er in de raadsinformatie zelf staat, dan sturen wij het door naar de betrokken gemeente, omdat die daarvoor verantwoordelijk is. Wat wij wel zelf kunnen doen is uw bijdrage uit de zoekindex halen.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Wijzigt deze verklaring, dan passen wij de datum hieronder aan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten rechtstreeks.
Laatst bijgewerkt: 30 augustus 2026.
Iets onduidelijk of niet compleet?
Heeft u een vraag over deze pagina, of mist u iets dat uw organisatie nodig heeft voor de inkoop? Laat het weten, dan reageren we snel.