Verwerkersovereenkomst
Verwerken wij persoonsgegevens in uw opdracht, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij. Hier staat wat erin zit, zodat uw inkoop het vooraf kan beoordelen.
Verwerkt RaadScope persoonsgegevens in opdracht van uw gemeente of organisatie, dan is een verwerkersovereenkomst verplicht (artikel 28 AVG). Wij hebben er een klaarliggen en sluiten die standaard mee af bij het abonnement. Op deze pagina staat wat erin zit, zodat uw inkoop of privacy officer vooraf kan beoordelen of het aansluit.
Wie is wat
Uw gemeente publiceert de vergaderingen en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. RaadScope maakt die informatie doorzoekbaar in uw opdracht en is daarmee verwerker. Wij verwerken de gegevens alleen voor het doel waarvoor u ons inschakelt, en niet voor eigen doeleinden.
Wat er in de overeenkomst staat
- Onderwerp en duur: gekoppeld aan de looptijd van het abonnement.
- Soorten gegevens en betrokkenen: raadsleden, wethouders, ambtenaren en insprekers in openbare vergaderingen, plus de gebruikers van uw organisatie die met RaadScope werken.
- Instructies: wij verwerken uitsluitend op uw schriftelijke instructie.
- Geheimhouding: iedereen die toegang heeft is tot geheimhouding verplicht.
- Beveiligingsmaatregelen: zie de opsomming hieronder.
- Subverwerkers: met naam genoemd in een bijlage, inclusief wat zij doen en waar zij verwerken. Nieuwe subverwerkers melden wij vooraf, met de mogelijkheid bezwaar te maken.
- Datalekken: wij melden een incident zonder onnodige vertraging, zodat u binnen uw eigen 72-uurstermijn kunt handelen.
- Bijstand: wij helpen u bij verzoeken van betrokkenen en bij een DPIA.
- Controle: u mag een audit laten uitvoeren.
- Einde overeenkomst: wij geven de gegevens terug of vernietigen ze, naar uw keuze.
- Doorgifte: verwerking buiten de EER gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Beveiliging in het kort
- Al het verkeer versleuteld over https.
- Wachtwoorden alleen als argon2-hash opgeslagen, nooit leesbaar.
- Toegang per organisatie afgeschermd: uw gebruikers zien alleen de gemeenten waar uw organisatie toegang toe heeft.
- Rollen binnen uw organisatie: meekijken, corrigeren of beheren zijn gescheiden rechten.
- Sleutels van derden versleuteld opgeslagen.
- De database is niet publiek bereikbaar en draait op onze eigen server in Nederland.
- Correcties op transcripties worden bijgehouden, zodat herleidbaar blijft wie wat heeft gewijzigd.
Subverwerkers
Voor het omzetten van spraak naar tekst en de automatische controle daarop schakelen wij externe diensten in. De actuele lijst met naam, taak en vestigingsland zit als bijlage bij de overeenkomst. Op dit moment gaat het om een dienst voor spraakherkenning en een dienst voor het voorstellen van correcties op de transcriptie; beide zijn buiten de EER gevestigd. Wilt u dat anders ingericht hebben, dan bespreken we dat graag vooraf.
Meer over welke gegevens waar terechtkomen staat in de privacyverklaring.
Het document opvragen
Stuur een mail naar [email protected], dan sturen wij de verwerkersovereenkomst toe. Werkt uw organisatie liever met een eigen model, bijvoorbeeld dat van de VNG, dan kijken wij daar graag naar.
Iets onduidelijk of niet compleet?
Heeft u een vraag over deze pagina, of mist u iets dat uw organisatie nodig heeft voor de inkoop? Laat het weten, dan reageren we snel.